CONTABILIDAD

Las reglas de la Partida doble:

Los principios en que se sustenta la Partida Doble son los siguientes:

no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor;
el que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. Todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita;
el total del Debe (débitos) debe ser igual al total del Haber (créditos);
en las cuentas se registran partidas de una misma naturaleza. Todo concepto que se debita por una cuenta debe acreditarse por la misma cuenta o viceversa;
las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan;
se debitan la cuentas que representan: un aumento del Activo, una disminución del Pasivo y una disminución del Patrimonio Neto (Pérdidas);
se acreditan las cuentas que representan: una disminución del Activo, un aumento del Pasivo y un aumento del Patrimonio Neto (ganancias).

Las reglas técnicas de la partida doble que surgen de la ecuación patrimonial (A – P = PN) son invariables.

Pero al aplicar estas reglas en cada una de las cuentas (patrimoniales y de resultado) cada movimiento que se produce tiene un especial significado referido exclusivamente a la cuenta que se está contabilizando. Ejemplos:

DÉBITO en la cuenta "Caja".	AUMENTA el dinero en efectivo que posee la empresa.
DEBITO en la cuenta "Deudores por Ventas".	AUMENTAN los derechos a cobrar de la empresa.
DÉBITO en la cuenta "Proveedores".	DISMINUYEN nuestras deudas por pago o por entrega de pagaré.
DÉBITO en la cuenta "Ventas".	DISMINUYE o ANULA total o parcialmente las ventas por devolución de mercaderías efectuada por algún cliente.
DEBITO en la cuenta "Banco X Cuenta Corriente".	AUMENTO de esa cuenta bancaria por depósito en efectivo o en cheques.
DÉBITO en la cuenta "Documentos a Pagar".	DISMINUCIÓN de pagarés de firma de la empresa por vencimiento, pago o renovación.
CRÉDITO en la cuenta "Ventas".	AUMENTO de los ingresos por este concepto.
CRÉDITO en la cuenta "Banco X Cuenta Corriente".	DISMINUCIÓN de esa cuenta bancaria por cheques librados por la empresa u otros conceptos.
CRÉDITO en la cuenta "Caja".	DISMINUCIÓN del dinero en efectivo por pagos u otros conceptos.
Etc.

La técnica de la Partida Doble sólo es una herramienta que se utiliza para registrar hechos económicos que deben ser interpretados, lo mismo ocurre con el análisis de los informes contables. Aquí es donde el trabajo contable ya no es mecánico sino razonado.

A continuación te damos las "claves" para que seas capaz de razonar paso a paso el procesamiento contable de hechos económicos por medio de un ejemplo que es una transacción muy frecuente en las empresas: la compra de mercaderías.

Supongamos que compramos 100 unidades del producto "A" para revenderlo a $ 3 c/u y lo pagamos en efectivo.

¿Qué tenemos que hacer?

IDENTIFICAR el hecho económico por medio de los respectivos documentos u otros medios. En nuestro ejemplo la factura.
INTERPRETAR la transacción que originó el/los documento/s. En el ejemplo una compra de mercaderías al contado (tenemos el original de la factura en nuestro poder, significa que hemos comprado).
DETERMINAR las cuentas que intervienen de acuerdo con los elementos patrimoniales de que se trate. En el ejemplo: Mercaderías y Caja (mercaderías porque compramos los productos para revender, y caja porque pagamos en efectivo).
CLASIFICAR las cuentas que han sido identificadas. En el ejemplo: mercaderías es cuenta de activo y caja también.
APLICAR las reglas generales de la Partida Doble, estableciendo los aumentos y/o disminuciones. En el ejemplo: Mercaderías "aumenta" (porque las recibimos) y Caja "disminuye" (porque entregamos dinero).
SEGUIR APLICANDO las reglas de la partida doble, transformando esos aumentos y/o disminuciones en "débitos" y "créditos". En el ejemplo: Mercaderías se debita (porque toda cuenta de activo se debita cuando aumenta), y Caja se acredita (porque toda cuenta de activo, se acredita cuando disminuye).
REGISTRAR lo que corresponde en las respectivas cuentas. Es decir FORMALIZAR la registración en los respectivos registros contables tradicionalmente llamados "libros de comercio":

Diario (registro contable obligatorio por ley).
Mayor (registro optativo pero necesario).
Otros Registros.

Otros registros. Se denomina Cuenta a la agrupación de conceptos con características similares que integran el patrimonio y los resultados.

Es decir, que las cuentas son instrumentos que nos permiten representar contablemente la composición del patrimonio y las repercusiones que tienen los hechos económicos sobre el mismo.

En otras palabras las cuentas son instrumentos de representación y medida (en unidades monetarias) de los elementos patrimoniales y de los resultados.

La empresa hace el procesamiento de datos (que provienen de los documentos comerciales estudiados en el módulo de Sistema de Información, éstos se originan en las transacciones comerciales de compras, ventas, cobros y pagos) utilizando una técnica denominada "partida doble" y los medios que utiliza para aplicarla son las cuentas.

La cuenta es definida como la representación contable de las personas, valores o resultados, que intervienen en las operaciones realizadas por una empresa.

Así por ejemplo:

a) El dinero que una empresa posee en efectivo lo representamos con la cuenta "caja".

b) A los artículos que el comerciante compra para revender lo representamos con la cuenta "mercaderías".

c) A la venta de las mencionadas mercaderías lo representamos con la cuenta "ventas".

d) Al gasto que se hace en el alquiler del local lo representamos con la cuenta "alquileres".

Elementos Componentes de una Cuenta

Nombre	es el título o designación de los conceptos que se desea representar. Ejemplo al dinero en efectivo, contablemente se lo denomina "caja".
Debe	es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o partidas ingresadas. Recuerda que la palabra Debe no significa nada más que el nombre que se le asigna a la parte izquierda (o columna) de la cuenta.
Haber	es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o partidas egresadas. Recuerda que la palabra Haber no significa nada más que el nombre que se le da a la parte derecha (o columna) de la cuenta.
Saldo	es la diferencia entre el total del debe y el total del haber o viceversa: Cuando los débitos son > a los créditos su saldo es Deudor.Cuando los créditos son > a los débitos su saldo Acreedor. Cuando los débitos son iguales a los créditos la cuenta está Saldada.

Las cuentas patrimoniales del ACTIVO tienen SALDO DEUDOR o están Saldadas.

Las cuentas patrimoniales del PASIVO tienen SALDO ACREEDOR o están Saldadas.

Las cuentas de PATRIMONIO NETO tienen SALDO ACREEDOR.

Las cuentas de RESULTADO POSITIVO tienen SALDO ACREEDOR.

Las cuentas de RESULTADO NEGATIVO tienen SALDO DEUDOR.

Interpretación de los saldos de las cuentas a un momento determinado

Clase de Cuentas	Significado de su saldo
Cuentas que representan bienes.	Existencia de esos bienes.
Cuentas que representan derechos.	Importe de nuestros derechos de cobro.
Cuentas que representan deudas.	Total de deudas aún impagas.
Cuentas de Patrimonio Neto.	Los aportes efectuados por los dueños o utilidades que se han guardado.
Cuentas que representan egresos.	Total de egresos ocurridos hasta ese momento.
Cuentas que representan ingresos.	Total de ingresos ocurridos hasta ese momento.

Según la naturaleza de las cuentas, éstas pueden ser:

Patrimoniales: se utilizan para representar los elementos del patrimonio. De esta manera existen cuentas patrimoniales de:

activo (A): bienes de propiedad de la empresa y derechos a cobrar, es decir: tus pertenencias (bienes) y lo que te deben (derechos);
pasivo (P): deudas, compromisos u obligaciones a pagar, es decir: lo que vos debes;
patrimonio neto (P.N): es la diferencia entre el activo y el pasivo (entre lo que tenés y lo que debés), es decir: el capital inicial de tu empresa (lo que depositaste en la empresa).

De Resultado: sirven para representar los resultados positivos o negativos que obtiene la empresa al realizar su gestión. Así, podemos diferenciar cuentas de:

negativo (R.N): gastos, pérdidas;
ganancias (R.P): ganancias.

Analizaremos las cuentas patrimoniales y de resultado, qué representan, cuándo se debitan, cuándo se acreditan y su saldo. El manejo y análisis de las mismas es la parte fundamental para el registro de transacciones u operaciones comerciales.

Cuentas Patrimoniales de Activo

Caja:

Representa:el dinero en efectivo.

Se debita: cuando ingresa dinero en efectivo.

Se acredita: cuando egresa dinero en efectivo.

Saldo deudor: representa el dinero existente en caja. Nunca puede tener saldo acreedor pues no puede egresar más dinero del que ha ingresado.

Banco "X"Cuenta Corriente:

Representa: dinero, cheques u otros valores que depositamos en nuestra cuenta corriente, cuyo retiro se efectúa mediante la emisión de cheques de nuestra firma, retiros por ventanilla o extracciones por cajero automático.

Se debita: cuando depositamos dinero, cheques u otros valores.

Se acredita: cuando libramos un cheque, efectuamos un pago o extracción por cajero, débito automático, internet u otras formas de pago electrónico o cuando efectuamos retiros del Banco por ventanilla. También por las notas de débito bancarias por comisiones o gastos que el banco nos cobra.

Saldo deudor: representa el dinero depositado en el banco a nuestro favor.

Deudores por Ventas:

Representa: a las personas que nos deben de palabra, dinero u otros valores (fiado) por ventas a plazo (en cuenta corriente sin documentar). En caso de no ser por ventas de mercaderías, se utiliza "Deudores Varios". Ej.: préstamo de dinero a terceros.

Se debita: cuando nos deben dinero por la venta de mercaderías en cuenta corriente.

Se acredita: cuando cobramos total o parcialmente los importes que nos deben en cuenta corriente o cuando nos documentan lo adeudado.

Saldo deudor: representa el importe que nos deben por ventas de mercaderías en cuenta corriente.

Valores a depositar:

Representa: los cheques recibidos de terceros o valores equivalentes aún no depositados para su cobro.

Se debita: cuando ingresan cheques recibidos de terceros.

Se acredita: cuando endosamos cheques de terceros a una entidad bancaria o a terceros.

Saldo deudor: representa los cheques de terceros en nuestro poder.

Documentos a Cobrar:

Representa: pagarés que hemos recibido de terceros y que aún no se cobraron por no haberse producido su vencimiento.

Se debita: cuando recibimos un pagaré de terceros (librado o endosado a nuestro favor).

Se acredita: cuando lo cobramos o endosamos a favor de otra persona o es renovado por otro documento.

Saldo deudor: representa el importe de documentos a cobrar aún no vencidos.

Mercaderías:

Representa: los bienes que tenemos destinados a la venta, que compramos para revender.

Se debita: cuando compramos mercaderías.

Se acredita: cuando registramos el costo de la mercaderías vendidas.

Saldo deudor: representa el valor en dinero de las mercaderías en existencia.

Equipos de computación:

Representa: las computadoras u otros periféricos (impresora, scanner, modem, etc.) que el comerciante utiliza para poder desarrollar su actividad.

Se debita: cuando compramos dichos bienes por el valor de costo.

Se acredita:cuando vendemos a damos de baja.

Saldo deudor: representa el valor de los equipos de computación en existencia.

Rodados:

Representa: los automotores, ciclomotores, etc. que pertenecen a la empresa y son utilizados en la actividad comercial.

Se debita: cuando compramos por el valor de costo.

Se acredita: cuando vendemos o damos de baja.

Saldo deudor: representa el valor de los rodados en existencia.

Muebles y útiles:

Representa: los muebles y bienes que poseemos y usamos en la empresa- Ej. escritorios, mostradores, sillas, fotocopiadoras, teléfonos, etc.Se debita: cuando compramos por el valor de costo.

Se acredita: cuando vendemos o damos de baja.

Saldo deudor: representa el valor de los bienes en existencia

Instalaciones:

Representa: los bienes adosados al inmueble, fijos a la pared, piso o techo. Ej. estanterías, cartel luminoso, alarmas, equipos de refrigeración, etc. Se debita: cuando compramos, por el valor de costo

Se acredita: cuando vendemos o damos de baja.

Saldo deudor: representa el valor de los bienes en existencia.

Cuentas Patrimoniales de Pasivo
Acreedores Varios	Representa:a las personas a quienes debemos dinero de palabra, es decir, en cuenta corriente por compra de bines que no sean mercaderías (fiado).	Se acredita: cuando quedamos debiendo por compras en cuenta corriente sin documentar. Se debita: cuando pagamos o documentamos la deuda firmando pagaré. Saldo acreedor: representa el importe de la deuda que tenemos.
Proveedores	Representa:a las personas a quienes debemos dinero de palabra, es decir, en cuenta corriente por haberles comprado mercaderías.	Se acredita: cuando quedamos debiendo por compras de mercaderías en cuenta corriente sin documentar. Se debita: cuando pagamos o documentamos la deuda firmando pagaré. Saldo acreedor: representa el importe de la deuda que tenemos en cuenta corriente.
Documentos a Pagar	Representa: los pagarés de nuestra firma entregados a terceros y que debemos pagar cuando llegue su vencimiento.	Se acredita: cuando firmamos un pagaré. Se debita: cuando pagamos o renovamos documentos. Saldo acreedor: representa el importe de los pagarés que debemos pagar aún no vencidos.
Valores Diferidos a Pagar	Representa: los cheques emitidos de propia firma con fecha de pago diferida y que debemos tener el dinero depositado en el banco cuando llegue su vencimiento.	Se acredita: cuando firmamos y entregamos un cheque diferido. Se debita: cuando el banco nos informa que el cheque se pago. Saldo acreedor: representa los cheques diferidos emitidos de propia firma que no vencieron a la fecha.

Cuenta Patrimonial de Patrimonio Neto
Capital	Representa: el patrimonio neto inicial del comerciante. Se origina de la diferencia entre el activo y el pasivo.	Se acredita: por el importe de los aportes activos menos los aportes pasivos. Cuando el comerciante decide aumentar el capital mediante nuevos aportes o con la ganancia del ejercicio. Se debita: por las disminución del capital o por perdidas sufridas. Saldo acreedor: representa el patrimonio neto (activo - pasivo) al iniciar el ejercicio económico).

Cuentas de Resultado Negativo. Pérdidas:

Costo de Mercaderías vendidas:

Representa: el precio que le costó (valor de compra + gastos).

Se debita: por el precio de costo de las mercaderías vendidas.

Se acredita: a fin del ejercicio, cuando su saldo se refunde en la cuenta "Pérdidas y Ganancias" o Resultados Acumulados.

Saldo Deudor: representa la pérdida sufrida por el costo de las mercaderías que se vendieron.

Impuestos:

Representa: la pérdida de dinero a favor del Estado por gravámenes que le corresponden pagar al comerciante

Se debita: cuando se paga el impuesto.

Se acredita: a fin del ejercicio, cuando su saldo se refunde en la cuenta "Pérdidas y Ganancias".

Saldo Deudor: representa la pérdida sufrida por los impuestos pagados.

Alquileres Pagados:

Representa: el importe que pagamos por el uso de inmuebles que no son de nuestra propiedad. También denominada "Alquileres Perdidos o Cedidos".

Se debita: cuando se paga el alquiler.

Se acredita: a fin del ejercicio, cuando su saldo se refunde en la cuenta "Pérdidas y Ganancias".

Saldo Deudor: representa la pérdida sufrida por los alquileres pagados.

Intereses Pagados:

Representa: el recargo que nos cobran nuestros proveedores, acreedores o bancos por los pagos fuera de término. También denominada "Intereses Perdidos o Cedidos".

Se debita: cuando se paga el interés.

Se acredita: a fin del ejercicio, cuando su saldo se refunde en la cuenta "Pérdidas y Ganancias".

Saldo Deudor: representa la pérdida sufrida por los intereses pagados.

Sueldos y Jornales:

Representa: los haberes abonados a los empleado u operarios por su trabajo.

Se debita: cuando se pagan los sueldos.

Se acredita: a fin del ejercicio, cuando su saldo se refunde en la cuenta "Pérdidas y Ganancias".

Saldo Deudor: representa la pérdida sufrida por los sueldos y jornales pagados.

Gastos Generales:

Representa: los gastos de bajo importe habituales en todo comercio. Ej.: papeles, artículos de limpieza, etc. Puede incluirse también los gastos de servicios, ej.: luz, gas, teléfono; pero si se desea conocer el gasto de éstos se aconseja individualizarlos en una cuenta propia.

Se debita: cuando se producen dichos gastos.